A base de um correspondente chega como planilha: milhares de linhas, dezenas de colunas, dois ou três telefones por pessoa, CPF, matrícula, margem. Importar isso para um CRM de WhatsApp parece uma tarefa de dez minutos e costuma terminar em contatos duplicados, números que não recebem nada e dados que sumiram. Os cinco problemas abaixo respondem por quase todos os casos.
1. O ponto zero do Excel
O telefone 71983556999 sai de uma leitura de Excel como 71983556999.0. Quem tira tudo que não é dígito dessa célula obtém 719835569990: doze dígitos, que passam em qualquer validação de tamanho e não chegam em ninguém. Numa importação medida, 253 contatos nasceram assim. A regra é converter a célula numérica para inteiro antes de virar texto.
2. O DDD numa coluna e o número noutra
Muitas bases trazem o DDD separado. Um importador que procura telefone só nas colunas de nome parecido com telefone lê o número sem DDD, e a base inteira é descartada como inválida. O que resolve é parear a coluna de DDD com a do número que vem ao lado, e não tratar as duas como telefones diferentes.
3. O CPF que vira telefone
Numa planilha sem cabeçalho, uma coluna de CPF tem onze dígitos, o mesmo tamanho de um celular com DDD. Sem o cabeçalho, ela entra como segundo telefone, e a base dobra com números que não existem.
O sinal para desconfiar é a coluna que nunca é telefone: o CPF tem os dois dígitos verificadores e o telefone não, e o número do benefício também tem tamanho de telefone e entra como telefone quando o cabeçalho é reconhecido por engano. A coluna precisa ser reconhecida pelo conteúdo, e não só pelo nome.
4. O nono dígito
O mesmo celular vem como doze dígitos numa base e treze noutra, e vira duas conversas. A normalização precisa acontecer na porta de entrada, para a resposta do cliente cair na conversa que já existe. O guia sobre o nono dígito mostra a regra que resolve, com as três condições.
5. As colunas que ninguém mapeou
A matrícula, a margem e o valor do limite são o que a venda usa depois. Um importador que só guarda nome e telefone descarta o que o cliente trouxe. O padrão certo é guardar toda coluna não mapeada no cadastro, e deixar de fora só o que não deve circular, como colunas de senha.
Reimportar sem dobrar
| Situação | O que o importador precisa fazer |
|---|---|
| A mesma lista entra duas vezes | Reconhecer o telefone como chave e atualizar em vez de repetir |
| A planilha tem 18 mil linhas | Importar em levas, sem parar numa delas por causa de um freio de importações por minuto |
| Parte da lista já é cliente | Aplicar etiquetas também a quem já estava na base |
| A célula de valor traz uma anotação como 300/300 | Recusar o que não é dinheiro e guardar o texto cru, em vez de ler como R$ 300.300 |
O que se quer, no fim, é uma base em que cada pessoa aparece uma vez, com o telefone certo, a etiqueta da lista de onde veio e a matrícula no lugar. O guia do CRM para correspondente bancário segue de onde esta página termina: o disparo e o funil.